放り込むだけ。経理の書類整理を代行するAIをつくった

うちには、経理の専任担当者がいない。能力の問題ではなく、専任を置くほどの規模ではないというだけだ。だから書類が届くたびに、毎回同じ迷いが生じる。

「ファイル名をどう付けるか」「日付と取引先のどちらを先頭にするか」「どのフォルダに保存するか」「先月はどう統一していただろうか」。

1枚だけならすぐ終わる。しかし書類が届くたびに判断を繰り返すうち、考えるのが億劫になった書類から机の上に積み上がっていく。メールの添付ファイルは開かれないまま放置され、スマホで撮影したレシートは写真フォルダに埋もれていく。こうして3か所に散らばり、社内の誰も全体像を把握できない状態に陥っていた。

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人がやることは、次の4ステップだけ

1. ファイル名を気にせず「未処理」フォルダに放り込む
2. AIに「処理して」と声をかける（指示を出す）
3. 出てきた一覧に目を通して「OK」と返す
4. クラウド保管用の一言を打つ（PCとクラウドの二重保管で安全を確保するため）

どれも数秒で終わる作業だ。この4ステップ以外に手作業は発生しない。

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AIがやるのは、名前をつけて、行き先を決めること

さっきの「毎回考えなければならないこと」を、そのまま渡している。

中を読んで、何の書類かを見分ける。日付と取引先と金額を拾って、決まった形の名前に直す。その種類の置き場所は先に決めてあるので、そこへ運ぶ。同じものがすでに入っていないかも見ている。

やっているのは、人が1枚ずつ頭の中でやっていた判断と同じこと。違うのは、こちらが毎回思い出さなくてよくなったことだけ。片づくと、何をどこに入れたかの一覧が返ってくる。

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取引先からの請求書も、税務署から届いた封筒も

放り込めるものに、あまり制限がない。

店でもらったレシートも、取引先から届いた請求書も、業務委託の契約書も、税務署から届いた封筒も、商標の登録証まで、同じところに放り込むだけ。

置き場所を種類ごとに先に決めてあるだけで、どれをどこへ入れるかは、こちらから指定していない。

この中にないものが来ても、やることは変わらない。うちにある書類の種類だけで、1種類から始めて構わない。

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迷ったら、止まって聞いてくる

たとえば、こういうことがある。1つのファイルに、請求書が2件ぶん入っていた。

AIは勝手に決めなかった。そこで手が止まって、聞いてくる。このファイルには請求書が2件ぶん入っているが、2つに分けてそれぞれに名前をつけるか、それとも1つのまま、先に来ているほうの日付で名前をつけるか。

こちらは2つに分けて、と返すだけ。返事をもらってから、はじめて動く。

大事なのはここで、聞かれているあいだ、そのファイルは動かない。名前も変わらない。聞かれるのは、だいたい10枚に1枚くらい。残りの9枚は、黙って片づいている。

勝手に判断されるより、迷ったときに立ち止まって聞いてくれるほうが、はるかに安心して任せられる。1年間運用してみて、もっとも実感しているポイントだ。

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時間と手間はざっくりした見積もりだ。変化をまとめると、次の通りになる。

【時間と手間の見積もり】

【業務環境と心理面の変化】

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人手だけで管理していたら、ここまでの精度では徹底できなかったはずだ。ファイル名を統一するのも、重複をチェックするのも、手作業では億劫になり途中で妥協していただろう。

1. ネット上（クラウド）へ直接アップロードさせようとして失敗した

AIが一度に送り出せるデータ容量に上限があり、領収書1枚の画像データですらエラーで通らなかった。試行錯誤の結果、「書類の整理・名前の変更まではAI、クラウドへの保存は人間が決まった指示を一言打つ」という役割分担に落ち着いた。前述の「人がやること」の4つ目に人間を介しているのは、この技術的な制約が理由だ。すべてをAIに丸投げしようとすると運用が止まる。「どこで人間にバトンを渡すか」を先に設計したほうが、結果的に安定して早く回る。

2. 会計ソフトへの直接書き込みは、あえて禁止にした

技術的にできないからではない。導入1年目は「何が正常で、何が異常（いつもと違う）か」を人間側が見極める判断基準が、まだこちらにないからだ。「技術的にできること」と「業務として安全にやらせること」は明確に分けて考えている。

3. 仕訳データの自動生成も、最初から使わない方針にした

AIに任せる範囲は、「間違えたときに人間がひと目で気づけるレベル」までに留める。それが、現場で破綻させずに運用を続けるための鉄則だ。

今後の展開：目指すのは「記憶しなくても回る」世界

ここまでは現在すでに稼働している仕組みだが、目指すゴールはさらに先にある。書類を受け取ってから税理士に渡すまで、頭で何も覚えておかなくても完結する状態だ。次の3つはまだ動いていない。これから作るところだ。

① LINEで撮影して送るだけ（入力の自動化） レシートを受け取ったその場でスマホ撮影し、LINEで送信するだけ。自動で名前が付け直され決まったフォルダへ保存されるようにしたい。これが実現すれば、わざわざPCを開く必要も、財布に領収書を溜め込む必要もなくなる。

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② 決まった日時に自動実行（動かすきっかけの自動化） 人間が「処理して」と声をかけ忘れても、定期的に未処理フォルダを巡回し、自動で名前の変更や仕分けを完了させておく仕組みだ。

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③ 月末に税理士へ自動送付（書類送付の自動化） 月末が来たら、当月分の書類一式を添付し、内訳（書類種別と件数）を本文に記載したメールを自動生成・送付する。添付漏れや提出遅れを根本からなくしたい。

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この3つは個別の便利機能ではなく、「受け取る・並べる・渡す」という一連の経理の流れとして一本につながっている。ここまで完成すれば、人間がやることは本当に「レシートをスマホで撮る」だけになる。

明日からできる、小さな第一歩

高度な自動化を目指すとしても、最初から大掛かりなシステムを組む必要はない。 まずはPCに「未処理」という名前のフォルダを1つ作る。それだけで十分だ。書類が届いたら何も考えずにそこへ放り込み、週に1回だけAIに声をかけ、確認の一覧にOKを出す。

書類が溜まってしまうのは、個人の怠慢や能力不足ではなく、「1枚ごとに名前や置き場所を判断する手間」を人間が背負っているからだ。その小さな判断をAIに手放すだけで、専任経理のいない能登の小さな会社でも、驚くほど身軽に事務作業が回り始めている。